打印机的扫描功能的意思是可以把纸质文件以PDF或者JPG的格式上传到电脑中。复印就是把纸上的文本和图片转换成电子版再打印机再打印出来；扫描就是直接把纸上的文本和图片转换成电子版存到电脑。

现在的复印机一般是数码复印机，扫描功能分为2种，第一种，为复印和传真功能扫描原稿，复印和传真功能的第一步就是扫描原稿，复印的第二步就是把扫描在内存里的文档打印出来，传真的第二步就是把扫描的文档发送出去。专第二种就扫描功能，带扫描功能的复印机可以把文件扫描至电脑储存为电子文档，JPG，PDF或者TIFF等格式，也可以通过某些软件，储存为文字属档案。