文件被占用无法发送的意思是因为该文件已经被打开，因此只要找到该文件的文件夹将其关闭即可恢复，也可以将这个用户注销，登录另一个用户也同样可以恢复。

广义的文件指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。

狭义的文件一般特指文书，或者叫做公文。文件是人们在各种社会活动中产生的记录。狭义的"文件"并不能等同于档案，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质。如果两者都具备，则可以称之为档案，否则只能算作文件。虽然两者有很大的交集，但绝不能等同。